La gestione online di una grande quantità di documenti senza una struttura comune e definita, può realizzarsi facilmente con l'uso di un motore di indicizzazione.
I vantaggi sono:

indicizzazione via crawler HTTP indicizzazione automatica dei files registrati in apposite aree di storage ampio ventaglio di formati di files indicizzabili: documenti Microsoft Office, PDF, html, mp3, etc... categorizzazione dei documenti mediante tags customizzabili funzioni di ricerca per tags, per contenuti a testo libero, a parole e con logiche complesse supporto multilingua per indicizzazione e ricerca ranking per l'accuratezza delle ricerche