La gestione online di una grande quantità di documenti senza una struttura comune e definita, può realizzarsi facilmente con l'uso di un motore di indicizzazione. I vantaggi sono:
- indicizzazione via crawler HTTP
- indicizzazione automatica dei files registrati in apposite aree di storage
- ampio ventaglio di formati di files indicizzabili: documenti Microsoft Office, PDF, html, mp3, etc...
- categorizzazione dei documenti mediante tags customizzabili
- funzioni di ricerca per tags, per contenuti a testo libero, a parole e con logiche complesse
- supporto multilingua per indicizzazione e ricerca
- ranking per l'accuratezza delle ricerche
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